会議の目的は「手段」ではなく「状態」で考える

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先日2019年4月27日に「会議・カンファレンスの生産性を上げるワークショップ」が開催されました。私も参加してきましたので、その内容をみなさまにお伝えしようと思います。

 

今回のワークショップの目的は医療・介護職が生産的な会議を行うためのワンポイント解説、その内容を参加者同士でのワークを交えることです。

 

講師は「世界で一番優しい会議の教科書 (日経BP社)」「業務変革の教科書 (日本経済新聞出版社)」の著者である榊巻亮さんです。榊巻さんはケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社に所属しているコンサルタントです。ファシリテーション型コンサルティングを実践しており、対象者に変革を成功に導いています。

 

私が参加した目的は

今回のワークショップに参加した目的は

□定例報告など聞くだけの会議が多く、自身や周りに主体性がない

□カンファレンスと名の付くものが病院では多くあるが、本当にカンファレンスとなっているのか

□結局のところなにが言いたかった会議なのかわからない

と多くの方が思っているであろう事の改善方法を求めて、参加しました。

 

人生で8年間

みなさんは1日のうち会議にどれくらいの時間をかけていますか?ここでいう会議は、時間・場所の決まっている形式的なものから、2~3人程度での簡単な話し合いも含みます。この質問に参加者は30分、1時間、多い方で3時間という方もいました。職業や役職により会議に割く時間は大きく変わりますが、計算上ではなんと人生で約8年間を会議に使っているとのことです。こんなに長い時間を使っているのであれば、より生産性の高いものにしたいと考えるのは当然だと思います。

 

「会議をすること」ではなく「状態」で考えろ

ここではワークショップで取り上げられた1つの話題について振り返りたいと思います。会議中によく「話の脱線・関係ない話」があり、30分の会議のはずが1時間になってしまうこともあります。その会議で課題が解決できればまだいいですが、時間だけ浪費して結局なにも得られないなんてこともあります。

 

そのような会議では、目的が「会議をすること」になりやすいです。会議をすること自体が目的では話し合いで明確な方向性を保てずに、話が脱線してしまう可能性も高くなります。こんな事態に陥らないためには会議終了時に参加者が「どのような状態」になっていてほしいかあらかじめ明確にすると良いです。この目指したい状態を共有することで、参加者が一丸となって同じ方向を向けるといいます。参加者が同じ方向を向いていれば話が脱線するリスクを最小限に抑えられるでしょう。

ワーク中の雰囲気

このワークショップではテーマに沿ったワークも多く取り組みました!グループは私を含めて3人と少人数制で行い、恥ずかしがりやの私でも積極的に議論を行うことができました。グループごとでテーマについて話し合ったのですが、みなさん意見をたくさん出されていました。しかし、その中でも話の脱線を感じなかったのは、榊巻さんの事前の講義があったためでしょう。

 

参加者の反応

グループ内の参加者からはこのような話がありました。

□いつもは会議が散らかってしまうが、これからは自分のファシリテーションでまとめていきたい

□職場でのコミュニケーションの質が向上しそう

□「隠れファシリテーター」を職場内で増やして、会議の雰囲気を変えたい

私も職場にこの考え方・技術持ち帰り還元したいと思います。

 

※本ワークショップのアーカイブ動画(1時間7分)は、POSTアカデミア会員限定で配信しています。

月額5,400円で、POST主催のイベント動画が見放題。さらに全国各地の講演も無料で参加し放題!

詳細はこちら

 

 

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